200 jaar Veltem-Beisem: info voor organisatoren

Werkgroep 200 jaar Veltem-Beisem

Er werken heel wat vrijwilligers mee aan het feestjaar. We kwamen al een aantal keer samen. Verslagen van voorbije vergaderingen kan je onderaan deze webpagina downloaden.

Zin om zelf de handen uit de mouwen te steken, maar geen eigen project te trekken? Voeg je dan toe aan de WhatsApp-groep van 200 jaar Veltem-Beisem en vraag de vrijwilligers waar ze nog hulp kunnen gebruiken!

.

Financiële ondersteuning

We werken momenteel hard aan een subsidiereglement. Binnenkort vind je op deze webpagina hierover meer informatie.

Wil je voor (de voorbereiding van) een evenement in het kader van 200 jaar Veltem-Beisem gemeentelijke infrastructuur huren, dan kan dit uitzonderlijk gratis. Mail naar reservaties@herent.be om afspraken te maken.

.

Administratieve ondersteuning

Heb je hulp nodig bij het aanvragen van subsidies of vergunningen, dan helpen we je graag verder via evenementen@herent.be.

Vergunningen

Je moet een evenement aanvragen wanneer het openbaar toegankelijk is en doorgaat in openlucht. Evenementen die binnen doorgaan moeten niet gemeld worden, tenzij het gaat om fuiven of wanneer je luide muziek wil afspelen. Privé evenementen moeten nooit aangevraagd worden. Twijfel je of denk je dat er een veiligheidsrisico aan je evenement verbonden is, dan doe je er geen kwaad aan om het aan te geven. Aanvragen en melden doe je (via hetzelfde formulier) in het evenementenloket, minimum één maand vóór de start van de activiteit. We vragen je allerlei praktische informatie (data, uren, locatie, uren waarop je muziek wil afspelen, of er straten afgezet moeten worden etc.). Zo bepalen we of er veiligheidsrisico's aan je evenement verbonden zijn. Indien nodig kunnen we je uitnodigen op de vrijetijdsdienst voor een overleg met de mobiliteitsdienst en politie.

FamilieFit App

Wil je een wandeling uitstippelen die mensen op hun eigen tempo, op een zelf gekozen moment en zonder gids kunnen wandelen? Dan kan je gebruik maken van de FamilieFit App. Neem contact op met Nico via sport@herent.be voor uitleg en logingegevens.

Ticketverkoop

Wil je in de gaten houden hoeveel mensen naar je activiteit zullen komen? Werk dan met een reservatiesysteem.

Inschrijven voor gratis activiteiten kan gemakkelijk met tools zoals Google Forms (volledig in eigen beheer). Voor organisatoren van '200 jaar Veltem-Beisem'-activiteiten stellen we ook de gemeentelijke website ter beschikking. Mail naar evenementen@herent.be met alle praktische informatie over jouw activiteit en dan maken we gratis een inschrijfformulier online aan. Inschrijvingen komen dan binnen in de mailbox van de evenementendienst en jouw eigen mailadres.

Ook wanneer je met betalende tickets werkt, kunnen we ondersteunen. In afwachting van een gemeentelijk reservatiesysteem ondersteunt GC de Wildeman. Voor organisatoren van '200 jaar Veltem-Beisem'-activiteiten laten we de gebruikelijke ticketfee achterwege. Opgelet: niet-cultuur activiteiten (zoals natuurwandelingen) komen niet op de programmapagina van GC de Wildeman. Mensen hebben dus de rechtstreekse ticketlink nodig. Plaats die daarom op al je communicatie (affiches, flyers, mailings, ...). Neem contact op met Hanne via cultuur@herent.be.

.

Logistieke ondersteuning

Uitleendiensten

Wist je dat Gemeente Herent een eigen materiaaluitleendienst heeft? We hebben een 'grote' uitleendienst en een 'kleine':

• De 'grote' uitleendienst bevat organisatorisch materiaal zoals tafels, stoelen, tenten, podiumelementen, geluidsinstallaties etc. Het materiaal is beschikbaar voor Herentse verenigingen en wordt door onze technische assistenten met de vrachtwagen op jouw locatie geleverd. Leveringen gebeuren meestal op donderdag/vrijdag, het materiaal wordt weer opgehaald op maandag/dinsdag. Organiseer je een evenement in de week, dan wijken we hier uiteraard van af. We vragen wel om een week voor je evenement even te bellen naar het nummer 0477/97.26.14 om praktische zaken m.b.t. de levering af te spreken.
• De 'kleine' uitleendienst bevat sport- en spelmateriaal. Denk aan volksspelen, kubb, petanque, reuzebouwblokken etc. Dit materiaal is beschikbaar voor alle inwoners van Herent. Je kan het zelf komen ophalen (donderdag/vrijdag) en terugbrengen (maandag/dinsdag) in de uitleendienst onder De Kouter.

Verder kan je ook gebruik maken van de provinciale uitleendienst. Er is een afhaalpunt in het Provinciehuis in Leuven. Deze uitleendienst heeft bijvoorbeeld herbruikbare bekers, heel wat licht- en geluidsinstallaties, podiumelementen nog nog veel meer. In overleg met de vrijetijdsdienst en als er ruimte in de planning is, kan de TAC-ploeg met de camion jouw materialen gaan ophalen. Dit is telkens een gunst, geen recht en enkel als je gekozen afhaalpunt Leuven of Bekkevoort is (niet Asse).

Personeelsinzet

We doen graag al eens wat meer voor onze 'A-evenementen'. Dat zijn de iets grotere gemeenschapsvormende evenementen die gebruik maken van projectsubsidies of evenementen in samenwerking met de gemeente. In overleg met de vrijetijdsdienst en indien er ruimte in de planning is, kan er geholpen worden bij de opbouw- en afbraak van evenementen of kan de gemeente zorgen voor transport van externe materialen. Dit is telkens een gunst, geen recht.

.

Communicatieve ondersteuning

Informatiekanalen

Het infomagazine van maart bevat een uitneembare katern over '200 jaar Veltem-Beisem'. Wil je promo maken voor jouw activiteit in een volgend magazine? Publiceer de activiteit dan via de UiTdatabank, zo stroomt ze automatisch door naar de activiteitenkalender achteraan het infomagazine. Wil je meer publicatieruimte, dan moet je teksten en afbeeldingen bezorgen aan communicatie@herent.be voor onderstaande deadlines:

Info Herent mei	28 maart
Info Herent juni	2 mei
Info Herent juli-augustus	30 mei
Info Herent september	1 augustus
Info Herent oktober	29 augustus
Info Herent november	3 oktober
Info Herent december-januari	31 oktober

Je kan daarnaast ook jouw initiatief promoten via de LED-schermen die op drie drukbezochte plaatsen in Herent staan (Sporthal Bart Swings, Sporthal Ivo Van Damme, Warotzaal). Meer informatie over de buitenschermen vind je hier.

Affiches en logo's

Wist je al dat je zelf heel eenvoudig affiches, flyers, drukwerk en signalisatie kan ontwerpen met Canva? Met de gratis versie en voorgemaakte sjablonen die je naar believen kan aanpassen kom je al een heel eind.

Als de gemeente je evenement ondersteunt met subsidies over het leveren van materiaal, dan ben je verplicht een aantal logo's op je promotiemateriaal plaatsen. De logo's download je hier. Je kiest zelf welke kleur het best bij je affiche past.