Ruimte voor erkende verenigingen in het infomagazine en de UiTkalender
Om opgenomen te worden in de UiTkalender van het infomagazine moet je vóór de 25ste van de maand voorafgaand aan de maand van het drukken van het infomagazine je activiteit invoeren in de UiTdatabank.
(Bijvoorbeeld: je wilt in maart je activiteit publiceren. Dit nummer wordt gedrukt en verspreid eind februari. Je moet dus je activiteit invoeren vóór 25 januari.)
Let wel! We werken 2x met een dubbel nummer; zomer = juli & augustus en winter = december & januari.
(Bijvoorbeeld: je wilt in augustus je activiteit publiceren. Dit nummer wordt gedrukt en verspreid eind juni. Je moet dus je activiteit invoeren vóór 25 mei.)
Invoeren in de UiTdatabank kan via www.uitdatabank.be. Nadat je geregistreerd bent, kun je onbeperkt activiteiten invoeren. De gemeente gebruikt deze databank om de kalender op de gemeentelijke webstek te voeden, maar ook voor de kalender in het infomagazine. Ook andere media plukken uit deze databank om vrijetijdskalenders op te maken. Dus hoe meer je invoert, hoe meer er wordt uitgehaald.
Nota: Is je activiteit een lessenreeks of workshop met meerdere data? Dan kondigen we hiervan enkel de 1ste startdatum aan met jullie gegevens waar mensen kunnen inschrijven.
Om aan de slag te gaan, vind je hier nog enkele hulpmiddelen.
De meeste Herentse verenigingen zijn al goed vertrouwd met de UiTdatabank. Er zijn echter nog enkele vragen of problemen die regelmatig terugkomen.
Hierbij enkele tips:
Je activiteit gaat niet in Herent zelf door
Bij het exporteren van de UiTdatabank voor de opmaak van de UiTkalender worden enkel activiteiten geselecteerd waarbij als locatie ’Herent‘ werd opgegeven. Indien je activiteit ergens anders plaatsvindt geef je als locatie het beste het gezamenlijke vertrekpunt in Herent op. In de beschrijving en de titel van de activiteit kun je dan specificeren waarover het juist gaat.
Je activiteit is enkel toegankelijk voor leden
Ledenactiviteiten zijn niet zo interessant om in te voeren in de UiTdatabank. Ze verschijnen niet in de UiTkalender. De UiTdatabank en UiTkalender zijn bedoeld om promotie te maken voor publieke evenementen. Dat kan soms enkel interessant zijn als je je lidmaatschap toevoegt m.b.t. het UiTPAS-programma als partner.
Je activiteit herhaalt zich ieder jaar
In dat geval kun je de eerdere activiteit gewoon oproepen, kopiëren en aanpassen met de nieuwe informatie. Je hoeft de invoer niet volledig opnieuw te doen. Let wel: op die manier komt je invoer niet opnieuw ter validatie terecht. Foutjes zullen dus niet worden gedetecteerd.
Je beschikt over een leuk beeld van jouw activiteit
Voeg dan zeker een foto toe bij je invoer. Dit spreekt het publiek veel meer aan.
Opgelet: de foto moet een voldoende hoge resolutie hebben en moet vrij van auteursrecht zijn. Gebruik dus geen foto die je op het internet gevonden hebt zonder toestemming van de auteur.
Een ander voordeel daarvan is dat je activiteit en werking zichtbaar worden voor elke burger en te allen tijde online te raadplegen zijn. Dat zowel bij UiT in Vlaanderen als onze gemeentelijke website.
Ruimte om activiteiten van erkende verenigingen extra uit te lichten
Elke maand behouden we in het infomagazine ruimte voor om enkele activiteiten van die maand meer onder de aandacht te brengen en uit te lichten.
Volgende activiteiten komen hiervoor in aanmerking:
- Nieuwe initiatieven
- Interessante samenwerkingen
- Éénmalige belangrijke activiteiten/festiviteiten
- Vereniging in de kijker
- ...
Heb je zo'n interessant artikel en wil je dit graag laten opnemen? Bezorg ons dan tijdig alle info en goed beeldmateriaal en dan bekijken we dit samen. Mail dit naar communicatie@herent.be.
(Bijvoorbeeld: je wilt in oktober je activiteit publiceren. Dit nummer wordt gedrukt en verspreid eind september. We hebben dergelijke info dan zeker nodig vóór 15 augustus.) Die tijd is nodig om het in de juiste vorm te gieten en samen verder af te stemmen.
Volgende activiteiten publiceren we niet apart (heeft wel een plaats in de UiTkalender):
- terugkerende activiteiten (lessenreeksen, workshops,...)
- eetfeesten
- ...
Algemene communicatie rond je vereniging
Wil je graag communiceren en informeren over bijvoorbeeld je jaarlijkse werking, praktische info, lidmaatschap en oproep tot leden? Dat kan nog in de dubbele nummers die 2x jaar verschijnen; de zomereditie juli-augustus en wintereditie december-januari.
