Projectsubsidies cultuur voor organisatoren

De gemeente wil Herentse organisatoren van socio-culturele en artistieke activiteiten stimuleren en ondersteunen bij het organiseren van nieuwe evenementen.

Vraag hier je projectsubsidie cultuur aan

Voor wie

Binnen de perken van het jaarlijks daartoe op het gemeentebudget voorziene krediet, kan het college van burgemeester en schepenen een projectsubsidie toekennen aan organisatoren van socio-culturele en artistieke activiteiten als stimulans voor het organiseren van culturele, artistieke en sociale projecten.

  1. De dienst vrije tijd staat de organisator bij in de opbouw van de aanvraag. Ook tijdens de voorbereiding van de uitvoering kunnen organisatoren bij de dienst terecht voor begeleiding.
  2. De organisator kan gebruik maken van de logistieke ondersteuning zoals beschreven in het gemeentelijk reglement betreffende ondersteuning voor evenementen, goedgekeurd door de gemeenteraad op 18 december 2017.
  3. De organisator kan bij de gemeente terecht om infrastructuur te huren aan voordelige tarieven (meest voordelige tarief van erkende Herentse verenigingen).
  4. Een project kan financieel ondersteund worden tot maximaal 50% van het geïnvesteerde budget.
  5. Financiële ondersteuning geldt alleen voor: PA, inkleding, artiesten, infrastructuur, veiligheid, promo, UNISONO (auteursrechten), vergunningen en verzekeringen. Kosten voor drank en eten tellen niet mee.

Voorwaarden

  • de initiatiefnemers, minstens twee, dienen volwassen personen te zijn, gedomicilieerd op verschillende adressen.
  • 75% van de organisatoren moeten wonen in Herent.
  • het project moet plaatsvinden in Herent.
  • het project moet zich situeren in de vrije tijdssfeer met focus op cultuurbeleving.
  • het project wordt georganiseerd voor een breed publiek. Met breed publiek bedoelen we: toegankelijk voor alle inwoners van Herent en daarbuiten.
  • het project kan maximaal 2 maal ondersteund worden onder de voorwaarden van dit reglement.
  • de organisator verbindt zich ertoe andere manieren van ondersteuning (o.a. sponsoring), toelage (o.a. subsidies),te vermelden in het dossier.
  • de boekhouding van het project dient alle gemaakte kosten en inkomsten, ontvangen bij het organiseren van het evenement waaraan de subsidie wordt toegekend, te bevatten. De boekhouding moet transparant en overzichtelijk zijn.

Hoe gaan we te werk?

Aanvraag

  • De subsidie kan enkel aangevraagd worden via het E-formulier, voorzien op de website van de gemeente. Dit kan ten vroegste 1 jaar, en ten laatste 12 weken voor de start van het project.
  • Het aanvraagformulier omvat:
    • een omschrijving van het project;
    • de identificatiegegevens van de organisatoren/contactpersonen;
    • een motivatie waarom er ondersteuning wordt gevraagd;
    • een timing en fasering;
    • een gedetailleerde begroting (begroting van inkomsten en uitgaven).

Het advies

De organisatoren worden, na ontvangst van de aanvraag, uitgenodigd voor een verkennend gesprek met de dienst vrije tijd.

De beslissing

Het college van burgemeester en schepenen beslist op basis van het advies van de dienst vrije tijd over de toe te kennen ondersteuning.

Ten laatste 6 weken na de aanvraag van het project, wordt de organisator op de hoogte gebracht van de beslissing van het college van burgemeester en schepenen: de aangeboden ondersteuning of, bij negatieve evaluatie, een gemotiveerd antwoord als aanvulling.

Indien er financiële ondersteuning wordt toegekend, wordt 50% van het toegekend subsidiebedrag gestort, uiterlijk 3 weken nadat het college van burgemeester en schepenen de subsidieaanvraag heeft goedgekeurd.

De controle

De door het college aangewezen ambtenaar, heeft het recht om alle vormen van controle uit te voeren om het dossier te toetsen aan de werkelijkheid.

Deze ambtenaar is gerechtigd om zonder voorafgaande verwittiging of betaling van toegangsgelden het project te allen tijde bij te wonen.

Kostprijs

  • 1 Het toegekende subsidiebedrag bedraagt maximaal 50 % van de gemaakte en bewezen kosten zoals beschreven in artikel 4§1.5. Het uitbetaald subsidiebedrag wordt vastgelegd op maximaal 2500 euro.
  • 2 De subsidie wordt in 2 schijven uitbetaald. 50% na goedkeuring door het college, 50% op basis van het evaluatieverslag dat de organisator indient conform artikel 5 §5.

Afhandeling

Ten laatste 3 maanden na het uitvoeren van het project, stuurt de organisator een evaluatieverslag en begroting naar de dienst vrije tijd.

Het evaluatieverslag dient volledig te zijn. De gevraagde financiële rechtvaardigingsstukken zullen verplichtend deel uitmaken van het verslag.

Kosten die niet verantwoord kunnen worden, kunnen ook niet opgenomen in de begroting.

  • De organisator wordt uitgenodigd op de dienst vrije tijd om samen het project te evalueren.
  • Daarna wordt er, uitgaande van de verzamelde informatie, een positieve of negatieve eindevaluatie van het project gemaakt.
  • Op basis van deze eindevaluatie wordt de rest van het toegekend subsidiebedrag gestort of wordt er geld teruggevorderd.

Uitzonderingen

Straat- en buurtcomités die genieten van de subsidie volgens voorliggend subsidiereglement kunnen de gesubsidieerde activiteit cumuleren met de subsidie die toegekend wordt voor buurtfeesten.