Projectsubsidies sociaal-culturele en artistieke evenementen voor organisatoren

De gemeente wil Herentse organisatoren van socio-culturele en artistieke activiteiten stimuleren en ondersteunen bij het organiseren van nieuwe evenementen.

Vraag hier je projectsubsidie cultuur aan

  1. De dienst vrije tijd staat de organisator bij in de opbouw van de aanvraag. Ook tijdens de voorbereiding van de uitvoering kunnen organisatoren bij de dienst terecht voor begeleiding.
  2. De organisator kan gebruik maken van de logistieke ondersteuning zoals beschreven in het gemeentelijk reglement betreffende ondersteuning voor evenementen, goedgekeurd door de gemeenteraad op 18 december 2017.
  3. De organisator kan bij de gemeente terecht om infrastructuur te huren aan voordelige tarieven (meest voordelige tarief van erkende Herentse verenigingen).
  4. Een project kan financieel ondersteund worden tot maximaal 50% van het geïnvesteerde budget.
  5. Financiële ondersteuning geldt alleen voor: PA, inkleding, artiesten, infrastructuur, veiligheid, promo, UNISONO (auteursrechten), vergunningen en verzekeringen. Kosten voor drank en eten tellen niet mee

Voor wie

  • indien feitelijke vereniging
    • 75% van de initiatiefnemers wonen in Herent;
    • minstens twee, dienen ouder dan 15 jaar te zijn, gedomicilieerd op verschillende adressen;
    • Ingeval de aanvrager minderjarig is, zal een ouder of de wettelijke vertegenwoordiger het aanvraagformulier mee moeten ondertekenen waardoor deze laatste zich verbindt alle bepalingen van het huidig reglement na te leven;
  • Indien vzw: de zetel van de vzw is gelegen in Herent

Voorwaarden

  • het project vindt plaats in Herent.
  • het project situeert zich in in de vrije tijdssfeer met focus op sociale cohesie met cultuurbeleving.
  • het project wordt georganiseerd voor een breed publiek. Met breed publiek wordt bedoeld: toegankelijk zijn voor alle inwoners van Herent en daarbuiten.
  • De initiatiefnemers kunnen maximaal 2 maal per jaar een projectsubsidie aanvragen. Het moet gaan om 2 verschillende aanvragen van projecten die zich zowel naar inhoud als organisatie van elkaar onderscheiden.
  • de initiatiefnemers verbinden zich ertoe andere manieren van ondersteuning (o.a. sponsoring), toelage (o.a. subsidies),te vermelden in het dossier.
  • de boekhouding van het project dient alle gemaakte kosten en inkomsten, bevatten. De boekhouding moet transparant en overzichtelijk zijn.
  • Het logo ‘Herent steunt’ dient verplicht gebruikt te worden in alle communicatie en/of promotie.

Hoe gaan we te werk?

Aanvraag

  • De subsidie kan enkel aangevraagd worden via het E-formulier, voorzien op de website van de gemeente. Dit kan ten vroegste 1 jaar, en ten laatste 4 weken voor de start van het project.
  • Het aanvraagformulier omvat:
    • een omschrijving van het project;
    • locatie van het project;
    • de identificatiegegevens van de organisatoren/contactpersonen;
    • een motivatie waarom er ondersteuning wordt gevraagd;
    • een timing en fasering;
    • een gedetailleerde begroting (begroting van inkomsten en uitgaven).

Het advies

De organisatoren worden, na ontvangst van de aanvraag, uitgenodigd voor een verkennend gesprek met de dienst vrije tijd.

Beoordeling

De aanvragen worden door de dienst vrije tijd beoordeeld op verschillende punten:

  • Intrinsieke kwaliteit: visie en insteek van het sociaal-cultureel-artistiek project (60p), positionering in het brede sociaal-culturele werkveld en de relevantie voor Herent en de Herentenaren, uitstraling en bijdrage aan het beleid;
    • Sociale relevantie (20 p): gebruik UiTPAS met kansentarief indien niet gratis evenement, samenwerking sociale partners, diversiteit en inclusie, betrokkenheid van kansengroepen;
    • Artistieke relevantie (20 p): Ondersteuning en ontwikkeling lokaal talent, kwaliteit programmatie, uitzonderlijk cultureel of artistiek karakter van het aanbod;
    • Socio-cultureel draagvlak (20 p): verbindende karakter van het evenement, maatschappelijke relevantie, activeren van een brede doelgroep om deel uit te maken van de programmatie of vrijwilligerswerking, samenwerking met partners of verenigingen;
  • Zakelijke kwaliteit: kwaliteit financieel plan en de noodzaak aan deze subsidie (20p)
    • gedetailleerde begroting;
    • inkomsten / uitgaven;
    • afrekening voorgaande editie indien van toepassing.
  • het bereik van het project (20p).
    • Verwacht aantal bezoekers
      • % Eigen publiek;
      • % Ander publiek dan eigen werking;
      • % specifieke doelgroepen.
    • Op welke manier worden de verschillende doelgroepen aangesproken?

Een project dient minimum 50 punten te halen om in aanmerking te komen voor financiële ondersteuning.

De beslissing

Het college van burgemeester en schepenen beslist op basis van het advies van de dienst vrije tijd over de toe te kennen ondersteuning.

Ten laatste 6 weken na de aanvraag van het project, wordt de organisator op de hoogte gebracht van de beslissing van het college van burgemeester en schepenen: de aangeboden ondersteuning of, bij negatieve evaluatie, een gemotiveerd antwoord als aanvulling.

Indien er financiële ondersteuning wordt toegekend, wordt maximaal 50% van het toegekend subsidiebedrag gestort, uiterlijk 3 weken nadat het college van burgemeester en schepenen de subsidieaanvraag heeft goedgekeurd.

Kostprijs

Afhankelijk van de beoordeling die gegeven wordt, zoals vastgelegd in artikel 6, krijgen de initiatiefnemers een percentage terug van hun bewezen onkosten.

  • 50-70 punten = je krijgt 30% van je onkosten terug met een maximum van 1500 euro.
  • 71-85 punten = je krijgt 40% van je onkosten terug met een maximum van 2000 euro.
  • 86-100 punten = je krijgt 50% van je onkosten terug met een maximum van 2500 euro.

Indien de subsidie voldoet aan de voorwaarden wordt het totaalbedrag als volgt uitbetaald:

  • Indien de aanvraag 8 weken voor het evenement wordt ingediend wordt het bedrag in 2 schijven uitbetaald. 50% voor aanvang van het evenement, 50% op basis van het evaluatieverslag dat de initiatiefnemer indient conform artikel 5 §5.
  • Indien de aanvraag minder dan 8 weken voor het evenement wordt ingediend dan wordt het volledig bedrag uitbetaald op basis van het evaluatieverslag dat de initiatiefnemers indienen conform artikel 5 §5.

Afhandeling

Ten laatste 3 maanden na het uitvoeren van het project, stuurt de organisator een evaluatieverslag en begroting naar de dienst vrije tijd.

Het evaluatieverslag dient volledig te zijn. De gevraagde financiële rechtvaardigingsstukken zullen verplichtend deel uitmaken van het verslag.

Kosten die niet verantwoord kunnen worden, kunnen ook niet opgenomen in de begroting.

  • De organisator wordt uitgenodigd op de dienst vrije tijd om samen het project te evalueren.
  • Daarna wordt er, uitgaande van de verzamelde informatie, een positieve of negatieve eindevaluatie van het project gemaakt.
  • Op basis van deze eindevaluatie wordt de rest van het toegekend subsidiebedrag gestort of wordt er geld teruggevorderd.