Privacyverklaring

Privacyverklaring lokaal bestuur Herent (gemeente en OCMW)

Ons bestuur hecht groot belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en verwerkt de persoonsgegevens die haar verstrekt worden met de grootste zorg. Hieronder geven we graag meer uitleg over hoe wij met de persoonlijke gegevens van onze burgers / onze cliënten omspringen. Dit volgens de transparantieplicht binnen de privacywetgeving en in het bijzonder de Algemene gegevensverordening / General Data Protection Regulation (AVG / GDPR).
Het privacybeleid van ons bestuur valt onder het algemeen gevoerde informatieveiligheidsbeleid van ons bestuur.

Tot wie kun je je wenden met vragen?

Het lokale bestuur is de verwerkingsverantwoordelijke. De individuele ambtenaar die je persoonsgegevens verwerkt, wordt - in de betekenis van de GDPR - niet beschouwd als verantwoordelijke.

Met vragen over het privacybeleid en de maatregelen kun je terecht bij onze functionaris voor de gegevensbescherming via het mailadres privacy@herent.be.

Voor welke doeleinden worden je persoonsgegevens verwerkt?

Ons bestuur verwerkt je persoonsgegevens om de dienstverlening van de gemeente / het OCMW te kunnen uitvoeren.
De gemeente / het OCMW verwerken je gegevens niet voor commerciële doeleinden. Noch gebruikt ons bestuur je gegevens om interesseprofielen (profiling) aan te maken, zonder dat je daarvoor je toestemming geeft.

Camerabewaking

Ons bestuur maakt gebruik van cameratoezicht op zijn locaties en in zijn gebouwen om zijn eigendommen en die van zijn bewoners, bezoekers en personeel te beschermen.
De gegevensverwerking die als gevolg daarvan plaatsvindt, is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van ons bestuur tot beveiliging van personen en goederen.
Toegang tot de camerabeelden is enkel mogelijk voor geautoriseerde personen. De camerabeelden worden maximaal 30 dagen bewaard voor ze automatisch worden gewist, tenzij er een calamiteit heeft plaatsgevonden. In dat geval worden de beelden gewist wanneer ze niet meer nodig zijn in het kader van de calamiteit. Bij een calamiteit kunnen de camerabeelden, binnen de wettelijke kaders, ter beschikking worden gesteld aan politie en justitie ter ondersteuning van een aangifte van een strafbaar feit. De camerabeelden zullen niet met andere derden worden gedeeld, tenzij daar een (wettelijke) verplichting toe bestaat. Uiteraard worden er geen geluidsopnamen gemaakt.

Welke personen of categorieën van personen kunnen je gegevens 'ontvangen' (inkijken, aanpassen, beheren)?


De personeelsleden van ons bestuur hebben toegang tot je gegevens, voor zover zij die nodig hebben om hun taken uit te voeren. Niet iedereen binnen het bestuur heeft toegang tot dezelfde informatie. De toegangen van medewerkers van bijvoorbeeld de dienst bevolking en de dienst ruimtelijke ordening verschillen.
Voor het uitvoeren van bepaalde taken doet het bestuur een beroep op 'verwerkers'. Dat zijn externe partijen die enkel in opdracht van het bestuur persoonsgegevens verwerken. Voorbeelden van die externe partijen zijn:

  • ICT-bedrijven waarmee het bestuur samenwerkt,
  • intercommunales die personeelsleden ter beschikking stellen om gemeentelijk beleid te helpen uitvoeren (vb. voor woonbeleid).

Het bestuur stelt met die verwerkers een 'verwerkersovereenkomst' op, overeenkomstig de bepalingen van de GDPR/AVG.

Hoe lang worden je gegevens bewaard?

Je gegevens worden bewaard zo lang als dat nodig is om de dienstverlening uit te voeren. Bepaalde gegevens zullen langer worden bewaard indien de archiefwetgeving ons daartoe verplicht.

Wat zijn je rechten?

Je hebt het recht om inzage te krijgen tot de gegevens die wij over je verwerken. Daarvoor kun je de functionaris voor gegevensbescherming (privacy@herent.be) contacteren. Het bestuur houdt daartoe een register van verwerkingsactiviteiten bij (verplicht door GDPR art. 30).

  • Je hebt het recht om gegevens over je te (laten) verbeteren (rectificatie).
  • Je hebt het recht om je gegevens te (laten) wissen.
  • Je hebt het recht om de verwerking van je gegevens te beperken.
  • Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je gegevens.
  • Je hebt het recht om je gegevens op te vragen in een leesbaar bestand om zo die gegevens over te dragen naar een andere instantie (recht op gegevensoverdraagbaarheid).

Recht op intrekken toestemming

Je hebt het recht om te allen tijde je toestemming voor de verwerking van je gegevens in te trekken, indien de rechtmatigheid van de verwerking is gebaseerd op je toestemming. De gegevens verwerkt in de periode waarin je je toestemming hebt verleend, blijven rechtmatig verwerkt.

Recht op indienen klachten bij toezichthoudende autoriteit

Als je het niet eens bent met de verwerking van je gegevens, of je hebt inbreuken vastgesteld dan kun je je wenden tot de Vlaamse Toezichtcommissie:


Vlaamse Toezichtcommissie
Koning Albert II-laan 15, 1210 Brussel
TEL: +32 (0)2 553 50 47
contact@toezichtcommissie.be

Rechtsgrond voor de verwerking van je gegevens

De GDPR bepaalt dat er verschillende rechtsgronden zijn op basis waarvan je persoonsgegevens mogen worden verwerkt.
De doeleinden van de gemeente en het OCMW zijn voornamelijk verankerd in wetgeving. Denk maar aan:

  • het bijhouden van het bevolkingsregister,
  • uitreiken rijbewijzen, verlenen van vergunningen,
  • verlenen van subsidies,
  • innen van retributies, GAS-boetes,
  • uitkeren leefloon,

Indien het bestuur je gegevens verwerkt op basis van wetgeving is er geen toestemming nodig. Je wordt op het moment van het verwerken (inzamelen) van je gegevens daarover ingelicht.
Ook in uitvoering van contracten, het vrijwaren van je vitaal belang of het algemeen belang is het niet nodig om je toestemming te geven.

Als je expliciete toestemming nodig is om een verwerking uit te voeren dan zal die aan je worden gevraagd. Dienstverlening van het lokale bestuur die niet verankerd is in wetgeving kan bijvoorbeeld zijn:

  • zaalverhuur,
  • verkoop tickets voor het cultuurcentrum,
  • beheer inschrijvingen voor vrijetijdsactiviteiten en speelpleinwerking,
  • opname in het woonzorgcentrum,
  • aanmelden voor thuiszorgdiensten,
  • inschrijven in een elektronische nieuwsbrief,
  •  …

Bij elke verwerking zal met een actieve handeling van je, je toestemming gevraagd worden. Op de formulieren van de website zal je actief moeten aanvinken dat je akkoord gaat met de aangeboden verwerkingen. Ook op papieren formulieren moet je actief aanvinken akkoord te gaan met de verwerkingen.

Een overzicht van de verschillende verwerkingen met de daarbij horende rechtsgronden houdt het bestuur bij in haar register van verwerkingsactiviteiten (verplicht door GDPR art. 30). Je kunt dat op eenvoudig verzoek inkijken.