Evenement organiseren, aanvraag toelating activiteit

Veilig evenementen organiseren in coronatijden

Vanaf 1 juli is een toelating van de gemeente vereist voor volgende evenementen:

  • Alle outdoor evenementen op het openbaar domein
  • Alle openbaar toegankelijke outdoor evenementen op privé terrein
  • Alle indoor evenementen voor zover er sprake is van een publiek van meer dan 200 personen

De aanvraag van een evenement gebeurt via het aanvraagformulier voor openbaar toegankelijke evenementen dat werd aangepast aan de covid maatregelen.

Vooraleer je een aanvraag kan indienen, moet je als organisator voorafgaand het COVID Event Risk model invullen. Het pdf rapport dat op basis daarvan gegenereerd wordt, moet je uploaden bij de aanvraag. Alleen als je een groen label hebt behaald, kan het evenement toegelaten worden.

Ook als er geen toelating verplicht is van de gemeente voor je evenement (bvb een klein indoor evenement niet toegankelijk voor het publiek), raden we ten stelligste aan om toch het COVID Event Risk model in te vullen en een aanvraag te doen via het aanvraagformulier.

Ter info:

  • Voor alle evenementen geldt een capaciteitslimiet van:
    • 200 personen binnen (400 personen vanaf 1 augustus 2020);
    • 400 personen buiten (800 personen vanaf 1 augustus 2020).
  • evenement = activiteit, voorstelling, gezeten receptie of banket toegankelijk voor het publiek, of wedstrijd
  • vallen niet onder de voorwaarden van evenementen:
    • sporttrainingen, repetities, jeugdkampen
    • activiteiten, recepties en banketten met privé karakter (bvb trouwfeesten)

Evenementen in openlucht

Voor elke openbare activiteit in openlucht is een toestemming van de burgemeester vereist. Dien daarvoor uw aanvraag voor een evenement minimum één maand (drie maanden voor grote evenementen) en maximum één jaar vooraf in via het evenementenloket. Wij vragen advies aan de politie en de betrokken diensten alvorens de toelating afgeleverd kan worden. Wacht dus zeker niet te lang met uw aanvraag. Aanvragen worden behandeld volgens datum van ontvangst.

Evenementen in een zaal

Organiseert u een evenement in een zaal (eetfeest, quiz,...)? Daarvoor hoeft u geen melding in te dienen indien u geen uitzondering op het reglement wilt aanvragen. Wilt u sterke dranken schenken, een inname van het openbaar domein of een afwijking op de geluidsnormen, dan moet u wel een aanvraag tot toelating indienen. Uw aanvraag wordt dan voorgelegd aan het college voor burgemeester en schepenen.

Door maatregelen rond COVID-19 moeten nu ook indoor evenementen vanaf 200 personen aangevraagd worden

Fuiven

Fuiven moeten steeds worden gemeld via het evenementenloket. De vrijetijdsdienst maakt een inschatting van de impact van de fuif en de burgemeester kan eventueel extra voorwaarden opleggen. Indien nodig kunt u uitgenodigd worden voor een vooroverleg met de gemeentediensten. Voor een fuif in openlucht hebt u wel een toestemming nodig.

Door maatregelen rond COVID-19 zijn fuiven helaas nog niet haalbaar. Wil je iets organiseren vul zeker de evenementenmatrix in en vraag je evenement aan. 

Privé-evenementen

Privé-evenementen moeten niet worden gemeld. U moet steeds de nachtrust van de omwonenden respecteren tussen 22 en 7 uur. Daarop worden geen uitzonderingen toegestaan.

Kampvuren

Voor het gebruik van de kampvuurkring op de Mollekensberg hebt u een toestemming van de burgemeester nodig, ook als het een privé-evenement betreft. Dien daartoe de aanvraag in via het evenementenloket en kies indien nodig toch voor een 'openbaar evenement'. Wilt u op een andere locatie dan de Mollekensberg een kampvuur organiseren? Dien dan een aanvraag in samen met een plan van de locatie. Uw aanvraag wordt dan voor advies aan de brandweer voorgelegd.

Veiligheidsplan

Bij grote fuiven en openluchtevenementen moet u een veiligheidsplan opstellen. De vrijetijdsdienst stelde een document op dat u als aanzet voor uw veiligheidsplan kan gebruiken.